Eine Rechnungsvorlage ist ein Dokumentlayout, mit dem Sie Ihre Rechnungen einfach erstellen, bearbeiten und anpassen können. Bei einer vorgefertigten Rechnungsvorlage müssen Sie lediglich die Details des Verkaufs eingeben. Das Layout und die Pflichtfelder sind bereits für Sie angelegt.
Rechnungsvorlage : Rechnungsvorlagen gibt es in verschiedenen Formaten. Sie können Rechnungsvorlagen für Word und Excel finden oder eine Rechnungssoftware verwenden, um Ihre Verkaufsdokumente zu erstellen.
In diesem Artikel wird erläutert, was Rechnungsvorlagen sind, wie sie Ihrem Unternehmen helfen können und wie Sie mit der Erstellung Ihrer eigenen Rechnungsvorlage beginnen.
Welche Angaben müssen auf einer Rechnungsvorlage stehen?
Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die von einem Unternehmen an seinen Kunden gesendet wird, wenn die Zahlung fällig ist.
Ihre Rechnungsvorlage sollte Felder für alle obligatorischen Rechnungsinformationen enthalten, wie zum Beispiel:
Der Titel „Rechnung“
Ihr Firmenname und Adresse
Name und Anschrift des Kunden
Das Ausstellungsdatum der Rechnung
Das Fälligkeitsdatum der Rechnung
Die Rechnungsnummer
Die verkauften Produkte/Dienstleistungen und deren Preise
Der fällige Gesamtbetrag
Etwaige Mehrwertsteuer (wenn Ihr Unternehmen für die Mehrwertsteuer registriert ist)
Zusätzliche optionale Felder können Ihre Bankkontoinformationen, die Verkaufsbedingungen und alle angewendeten Rabatte enthalten.
Die Vorteile der Verwendung einer Rechnungsvorlage
Während einige Unternehmen es vorziehen, ihre benutzerdefinierten Rechnungen von Grund auf neu zu erstellen, bietet die Verwendung einer vorgefertigten Vorlage mehrere Vorteile.
Benutzerfreundlichkeit: Sie benötigen keine Bedienungsanleitung, um eine Rechnung zu erstellen. Einfach die Felder einstecken und schon kann es losgehen. Die Rechnungssoftware generiert automatisch die meisten Felder für Sie, wie Rechnungsnummer und Datum.
Sparen Sie Zeit und Geld: Mit einer Rechnungsvorlage können Sie Zeit bei der manuellen Erstellung von Dokumenten sparen. Sie können auch Geld sparen, indem Sie Mitarbeiter einstellen müssen, um sie zu überprüfen oder zu korrigieren.
Vermarkten Sie Ihr Unternehmen: Präsentieren Sie Ihre Arbeit oder vermarkten Sie Ihr Unternehmen, indem Sie Ihre Rechnungsvorlage anpassen. Solange die erforderlichen Felder enthalten sind, kann das Dokument so farbenfroh und kreativ sein, wie Sie möchten.
Rechnung unterwegs: Wenn Sie eine Rechnungssoftware mit vorgefertigten Vorlagen verwenden, können Sie von überall und von jedem Gerät mit Internetverbindung aus fakturieren. Einige Software bietet mobile Apps, mit denen Sie Rechnungen schnell erstellen können, während Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.
Kompatibel & professionell: Rechnungsvorlagen reduzieren das Risiko kostspieliger Rechnungsfehler. Wenn Sie eine Fakturierungssoftware verwenden, werden die Pflichtfelder automatisch aktualisiert, wenn sich gesetzliche Vorschriften (z. B. Mehrwertsteuersätze) ändern.
Verlieren Sie nie Ihre Dokumente: Die Verwendung einer Cloud-basierten Rechnungssoftware stellt sicher, dass Sie Ihre wichtigen Dokumente nie verlegen, selbst wenn Ihr Computer abstürzt.
Schneller bezahlt werden: Je schneller Sie eine Rechnung erstellen und ausstellen können, desto schneller werden Sie bezahlt. Wenn Sie Rechnungsvorlagen in einer Rechnungssoftware verwenden, können Sie Ihren Rechnungen sogar einen Zahlungslink direkt hinzufügen, damit Ihr Kunde sofort online bezahlen kann.
Word- und Excel-Vorlagen vs. Rechnungssoftware
Word und Excel sind einfache Programme, die Rechnungsvorlagen anbieten. Viele Freiberufler und Geschäftsinhaber entscheiden sich dafür, sie anstelle von Rechnungssoftware zu verwenden.
Word und Excel sind großartig, wenn Sie nur ein paar Rechnungen schreiben müssen. Wenn Sie jedoch eine professionellere, schnellere und einfachere Lösung suchen, bietet eine Rechnungssoftware viele Vorteile.
Word und Excel sind nicht speziell zum Erstellen von Rechnungen konzipiert. Sie werden auch nicht aktualisiert, wenn sich die Rechnungsanforderungen oder Mehrwertsteuersätze ändern, sodass Sie dies selbst im Auge behalten müssen. Darüber hinaus werden Ihre Rechnungen auf der Festplatte Ihres Geräts gespeichert und können bei einem Computerabsturz leicht verloren gehen.
Andererseits wird die Rechnungssoftware regelmäßig aktualisiert, um sicherzustellen, dass die Dokumente konform sind. Die meisten Rechnungssoftwares speichern Ihre Daten in der Cloud, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Daten sicher sind. Fakturierungssoftware bietet auch zusätzliche Funktionen wie die Anpassung Ihrer Rechnungsvorlage, Zugriff auf Buchhaltungsberichte und automatische Zahlung
